warum besteht eine Pflicht zur archivierung von emails?
Das Bundesfinanzministerium hat dies im GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – festgelegt.
was muss genau archiviert werden?
steuerlich rechtliche Belege (Rechnungen, Bilanzen, Inventar, Jahresabschluss), Handelsbriefe, (viele) geschäftliche Emails.
wie archiviert man?
Es gibt Software, welche dies bequem übernimmt. Dies passiert alles DSGVO konform. Man muss sich als verantwortlicher nicht um die Umsetzung kümmern.
Archivierung 10 Jahre
steuerlich rechtliche Belege (Rechnungen, Bilanzen, Inventar, Jahresabschluss)
ARCHIVIERUNG 6 JAHRE
Handelsbriefe
ARCHIVIERUNG 4 JAHRE
(die meisten) weiteren geschäftlichen Emails.
Wir setzen Software der Firma Libraesva ein. Die Daten werden DSGVO Konform gespeichert. Es gibt ein Plugin für den bequemen Zugriff aus Outlook. Kompatiblem mit Microsoft Office 365 sowie Exchange Systemen.
Informationsflyer:
Sprechen Sie uns gerne an!
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Als Unternehmen haben Sie in Deutschland eine Pflicht, geschäftliche E-Mails für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Diese Pflicht ergibt sich aus verschiedenen Gesetzen, wie z.B. dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). In der Regel müssen geschäftliche E-Mails mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Es ist wichtig, die genauen Anforderungen für Ihr Unternehmen zu überprüfen, da sie je nach Branche und Unternehmensgröße variieren können.
Alle Angaben frei und ohne Gewähr. Diese Artikel sollen und können keine Rechtsberatung ersetzen. Jede Entscheidung, die ein Unternehmen fällt, um den gesetzlichen Maßgaben zu entsprechen, muss in technischer und organisatorischer Hinsicht auf das jeweilige Unternehmen angepasst sein und sollte in jedem Fall von einem rechtlichen Beistand geprüft werden.